改变影响Excel办公效率的九大“坏”习惯

千百年来，我们对数据的处理都是在一张大小规格受限制的纸上进行的，先哲前辈们积累了许多便于管理的宝贵经验，这些都被一代又一代地传承下来，变成了制表的“习惯”。

今天，我们管理数据已经进入了“无纸化”时代，就说我们经常面对的EXCEL工作表，在我们面前这张“纸”已经不再是210×297的规格，而是1048576×16384个单元格，所以，很多过去的旧习惯，到了这里就从便于管理变成了影响效率。

前期准备工作（包括相关工具或所使用的原料等）

Microsoft Excel

改变影响Excel办公效率的九大“坏”习惯

颜色管理

传统做表经常用颜色来区分，这样一来，哪种类型一目了然，好像是十分方便，但是统计起来就问题多多了：统计相同颜色的个数，必须要用到宏表函数get.cell，或者用VBA代码，而且颜色排序筛选都是2007以后的版本才有的功能。

建议：用一列专门说明类别，用条件格式设置颜色区分。

斜线表头

这类表头似乎是做表的一种“美德”，继承传统做法的都崇尚之，甚至还抱怨EXCEL没有现成的斜线表头（EXCEL中斜线是有的，但要在斜线两边分别输入文字就没有现成的了，而双斜线，更是要手工添加的）。其实越是这种为了说明清楚的表头，越是会让电脑“头晕”。

建议：放弃斜线表头。

多行表头

这更加是一种传统美德，似乎不是多行表头就说明不清楚问题，可是对于EXCEL来说就糊涂了，多行表头其中必然存在合并单元格，而合并单元格就意味着有空单元格，这样一来，筛选、透视表这些可以不背函数就能很好地统计的功能都会遇到障碍。当然还有一种更要命的，就是斜线和多行表头。

建议：用单行表头。

合并单元格

上面的多行表头中，合并单元格会造成筛选和透视表的麻烦，而表内存在合并单元格更是给计算带来巨大的麻烦。

建议：取消所有合并单元格。

表内表头和表内小计

为了打印的结果每页都有个表头和小计，就把这些放在表里，这样一来，数据稍有增减，整个表就要重做，如此折腾，工作量能不大吗？

建议，取消所有表内表头和表内小计。表头可以在页面设置中设置标题行；每页小计可以利用分类汇总实现。

数量和单位在同一单元格中

单元格内是纯数值的内容是可以参加计算的，一般的求和计数平均用最简单的公式就可以完成，如果带着单位，那就有麻烦了。

建议：数量和单位分两个单元格填写。

分表留空

经常看到领料登记表，每种物料一张纸，每次领料时就填写一行，填满了再添一张纸。后来这种做法被搬到EXCEL里，用工作表代替的每一张纸。事实上，这样分表是会给统计带来非常大麻烦的。即使合并到一个表，按照旧习惯，会在每个项目下预留很多空行，其实这也是完全没有必要的，因为EXCEL的统计并不受顺序的影响，就算想按顺序看，也只要排个序就可以了。

简称和全称并用

比如“南京大学”简称“南大”，“东南大学”简称“东大”，但是电脑一定觉得，“东南大学”应该和“南大”是同类。

建议：除非事先做好了一份非常明细的全称与简称对照表，否则在输入数据时，统一称呼。

大量使用批注

批注看上去是个好东西，单元格内有什么情况注一下，打印时看不到，其实呢？批注用一个两个当然是没什么，可是面对大片区域困难就来了：

批量生成内容有差异的批注；

批量修改批注里的内容虽然可以做到，但受限制比较大；

统计批注数量或批注中指定内容的数量；

……

除非有VBA基础，以上这些恐怕都要手工一个一个处理了。

建议：如果大片区域都要用批注，建议加个辅助列，不想看时可隐藏这些辅助列。

注意事项

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